Slack в распределенной команде

Вот уже около года я работаю удаленно, и все коммуникации в текущей компании мы строим на основе асинхронного подхода. Делаем мы это умышленно и стараемся предоставить сотрудникам возможность сфокусироваться на своих задачах, при этом не блокируя других членов команды, которые от них зависят.

Slack для нас – основной инструмент коммуникации. Он позволяет команде общаться в течение дня используя правильные каналы для организации диалогов. В Slack мы синхронизируем рабочий процесс, договариваемся о созвонах, или просто общаемся на отвлеченные темы. При этом, мы условились, что Slack не является:

  • объектом постоянного мониторинга (каждый час, днем и ночью)
  • местом для принятия важных решений
  • местом для хранения важных ссылок, документации и обратной связи сотрудников

Как и любой чат, Slack нельзя назвать асинхронным, что усложняет наше виденье распределенной команды. Основные причины этому – частые прерывания и многозадачность. Довольно быстро можно заметить, что, работая удаленно и используя чат по назначению, коллеги ожидают от вас почти немедленного ответа. При этом люди не учитывают и не знают заняты ли вы сейчас, общаетесь ли вы с другим членом команды, или же сделали небольшой перерыв. Подобное общение может вызывать стресс и мало отличаться от офисной трясины митингов, и снова возникает ощущение, что планируемая работа не завершена к концу дня.

Однако, при правильном подходе, которому придерживается вся команда и руководство, Slack тоже может быть асинхронным. Ниже я привожу несколько практик, которые направлены на создание такого процесса.

1. Сотрудники сами управляют своим отсутствием

Важно, чтобы члены команды могли общаться друг с другом даже если получатель сообщения не рядом. Если все сотрудники будут ответственны за время отсутствия в сети, то это подарит команде свободу в коммуникациях. Ответственность заключается в том, чтобы разобрать полученные сообщениями тогда, когда это удобно самому сотруднику.

  1. Do Not Disturb mode в случае оффлайна или не рабочего времени
  2. настройте нотификаций на мобильном, если все таки решились на подобный шаг
  3. помечайте сообщения как unread, кликайте на звездочку, или ставьте remind me для того, чтобы позже выполнить необходимые действия над ними

2. Используйте публичные каналы

Всегда старайтесь делать коммуникации общедоступными и прозрачными, чтобы любой член команды мог их увидеть, осознать, и, возможно, дополнить своими предложениями и вопросами. Только приватные обсуждения должны оставаться в стороне.

3. Используйте статус и профиль как индикатор доступности

Заполните свой профиль – аватар, реальное имя, часовой пояс, роль, телефонный номер, Skype (опционально).

Поделитесь своим статусом с коллегами – дайте знать если вы заболели, в отпуске, работаете в своем нестандартном режиме, или вам просто нужен период для фокуса над задачами.

Tip: Возможно дополнительно стоит рассмотреть Calendly для организации митингов и добавить ссылки в Slack.

4. Настройка уведомлений

Убедитесь, что ваши настройки соответствуют рекомендованным Slack: только прямые (direct) сообщения, @you и подсвечиваемые слова (highlight words). Эти настройки позволяют фокусироваться на важных сообщениях и не беспокоиться, что вы что-то пропустили когда находитесь не у компьютера.

5. Общайтесь проактивно

Когда вы отправляете кому-нибудь сообщение, старайтесь давать этому человеку больше контекста. Особенно это важно при асинхронных ответах, например, если у коллеги другой часовой пояс. Добавляйте ссылки, документы, ваш дедлайн по проблеме или желаемое время ответа на ваше сообщение – все что может продвинуть обсуждение вперед в асинхронном режиме.

6. Создавайте треды когда это возможно

Когда вы ведете обсуждение с несколькими людьми одновременно, иногда бывает довольно сложно уследить за ответами конкретным лицам в рамках обсуждения. Идеи и мысли могут теряться в потоке сообщений. Использование тредов позволяет структурировать общение.

7. Используйте away режим когда вам нужен фокус

Несколько опций, которые позволят вам сфокусироваться:

  • Установка away статуса в вашем профиле
  • Режим «Не беспокоить» – Do Not Disturb
  • Явное сообщение, чтобы коллеги знали, что вас не стоит отвлекать

8. Перестаньте постоянно проверять сообщения

Наличие непрочитанных сообщений в Slack не означает, что их нужно прочитать немедленно! Дайте людям возможность выполнять их задачи, пока вы выполняете свои.

9. @channel или @here

Включение @channel в сообщение уведомит всех членов чата, в то время как @here только тех, кто сейчас находится онлайн.

@channel и @everyone всегда лучше использовать только для важных анонсов – Slack отсылает пуш-уведомление и email каждому, включая людей, которые находятся оффлайн или в отпуске.

10. Отвечайте к концу своего рабочего дня

Отправляя сообщение вы должны ожидать, что ответ будет сделан в концу рабочего дня если:

  • вы связались с коллегой используя @ или написав личное сообщение если контент приватный
  • вы не установили дедлайн для ответа (старайтесь всегда делать это)
  • коллега работает обычный день (не болен/отъезде/отпуске и т.д.)

Непредвиденные ситуации

Используйте @channel, @everyone, а также слово СРОЧНО в своем сообщении. Если вам нужно связаться с коллегой после рабочих часов или в рамках режима «Не беспокоить», все равно отправьте сообщение – Slack бот попросит подтвердить ваши намерения.

Используйте телефонный номер, указанный в профиле.


Данная заметка была написана пару лет назад применительно к распределенной команде и мессенджеру Slack. Однако, все, что в ней говорится, может быть обобщено и использовано при работе над любым проектом независимо от того, находятся ли члены команды в одном офисе или удаленно.