Руководство по удаленной работе

В связи с пандемией короновируса COVID-19, IT-компании массово переходят на удаленную работу. Этот переход не происходит безболезненно, и организации, которые раньше были резко против remote, вынуждены отправлять сотрудников домой. Некоторые оказались не готовы к такому формату работы – сложности с инфраструктурой, внутренними и внешними процессами, а также другая ментальность и привычки.

Как человек, уже имеющий опыт работы на постоянной удаленной основе в течение продолжительного времени, я решил поделиться практиками и советами, которые могут помочь командам в формировании remote-first культуры.

Данное руководство не претендует на оригинальность и опирается на широко распространенные подходы. Список рекомендуемых ресурсов вы сможете найти в завершении статьи.

Общие принципы

  • 🔐 Получите доступ к VPN и/или другие доступы, которые необходимы для подключения к некоторым внутренним ресурсам и обязательно ознакомьтесь с правилами работы с конфиденциальной информацией
  • ⬆️ Эскалируйте проблемы с организацией удаленной работы на вышестоящий менеджмент
  • 🕙 Организуйте ежедневные стендапы в формате видео-конференций: Zoom, Skype, Microsoft Teams и т.д.
  • 🗣 Менеджерам: проводите еженедельные 1-on-1 с членами команды
  • 🙇🏼‍♂️ Продуктовым командам: ретроспективы в конце спринта можно превратить в еженедельные ретроспективы по итогам работы
  • 📃 При общении сместите приоритеты в сторону документирования и прозрачных коммуникаций. Одну из ценностей гибких методологий “работающее ПО важнее исчерпывающей документации” придется немного отодвинуть на второй план
  • 💬 Выстраивайте асинхронную работу и общение через мессенджер

Крайне важно, чтобы менеджмент или сама команда понимали необходимость следования перечисленным базовым принципам, их внедрения в ежедневные процессы, а также поддержки и развития.

Рекомендации менеджерам

  • 🕰 Установите core-часы, в течение которых вся команда должна быть на связи. Например, с 10:00 до 16:00. Это поможет оперативно решать большинство возникающих задач
  • ☀️ Организуйте ежедневные стендапы в формате видео-конференций: Zoom, Skype, Microsoft Teams и т.д. Формат видео-конференций помогает поддерживать личностное общение и заставляет всех членов команды привести себя в порядок и не оставаться, например, в пижаме несколько дней подряд :)
  • 🗣 Проводите еженедельные 1-on-1 с членами своей команды. Важность индивидуальных разговоров при удаленном формате работы возрастает, т.к. люди сталкиваются с ощущением профессиональной изоляции и одиночества, что может привести к выгораю
  • 😊 Создавайте комфортную рабочую атмосферу не требующую постоянного мониторинга каналов в чате или сообщений в мобильном. Члены команды не должны чувствовать себя виноватыми за отсутствие у компьютера или работу в рамках своего комфортного графика. Каждый несет ответственность за результат, процессы коммуникации и их прозрачность

Эффективные митинги

  • 🎥 Для того, чтобы лучше понять собеседника, используйте видео-конференции вместо чатов или голосовых звонков. Иногда невербальное общение (жесты, мимика лица и т.д.) лучше помогает достичь цели митинга
  • 📝 Подготовьте список вещей, которые вы хотите обсудить с коллегами
  • 📅 Если обсуждение не срочное, пришлите приглашение в календарь вместе с повесткой встречи и комментариями
  • 📵 Внимательно слушайте коллег и не отвлекайтесь на чаты, Интернет, Instagram, ленту Facebook, написание кода и пр.
  • 📝 Запишите важные детали обсуждения и поделитесь ими со всеми участниками встречи после ее завершения
  • 👉🏻 Составьте план действий и ответственных
  • ⏱ Начинайте и заканчивайте вовремя – уважайте время друг друга

Заметьте, этикет дистанционных митингов мало чем отличается от тех, которые проводятся в офисе.

Документирование и прозрачные коммуникации

  • 📃 Документируйте практически все: идеи, записи по итогам митингов, планы на будущее, технические и продуктовые руководства. Сделайте документацию незаменимым помощником, который экономит время не только вам, но и всей команде
  • ⬜️ Объясняйте и описывайте задачи не только текстом, но и любыми другими средствами, упрощающими коллаборацию – визуализация, онлайн-доски совместного рисования, схемы и диаграммы, стримминг экрана, emoji в конце концов
  • ✋🏻 Избегайте непрозрачных или скрытых коммуникаций, обсуждений в приватных чатах, формулировок, которые могут быть понятны только вам, а также ложных предположений

Рабочий процесс

  • 💌 Проверяйте почту пару раз в день – этого достаточно, чтобы быть в курсе событий и отвечать на приглашения в календаре
  • 📆 Принимайте важные встречи в календаре и объясняйте в комментариях почему отклонили остальные
  • 💬 Научитесь использовать мессенджер эффективно и не бросаться отвечать на каждое входящее сообщение
  • 👨🏼‍💻 Jira и Scrum / Kanban доска отражают прогресс команды. Не забывайте обновлять статусы задач и оставлять комментарии
  • 📤 Частые коммиты в репозиторий помогают избежать потери работы в случае выхода оборудования из строя
  • 🌃 В конце дня кратко опишите прогресс по выполняемой задаче и возможные блокирующие факторы, если таковые имеются

Баланс между жизнью и работой

  • 🕰 Сообщите коллегам о вашем стандартном графике работы, например, посредствам календаря или таблицы в Conflunce. Предупреждайте об его изменении и непредвиденных ситуациях
  • 🍜 Принимайте пищу не за рабочим столом. Пользуйтесь статусами в месседжере, если хотите предупредить, что вы оффлайн на ближайший час
  • ⏰ Делайте регулярные перерывы – вставайте с рабочего места, общайтесь с ребенком или домашним питомцем, выполняйте какую-нибудь работу по дому, готовьте еду, спускайтесь на 10-15 минутную прогулку вокруг дома и т.д.
  • 👔 Одевайтесь. Наш мозг работает удивительным образом. Даже одеваясь на работу в одежду, отличную от домашней, мы подготавливаем себя к началу трудового дня
  • 🎧 Фоновая музыка или звуки могут помочь настроиться на рабочий лад. Как и с одеждой, шум опенсейса, который мы так ненавидели в офисе, теперь может казаться не таким уж ужасным явлением. Пробуйте всякие ambient программы вместо похода в людные места. Например, под MacOS смело рекомендую Noizio
  • 🛏 Не работайте в кровати – она для других целей. Инвестируйте в свое рабочее место. Не обязательно покупать дорогой стол и кресло, но организовать удобный уголок, выйдя из которого вы снова возвращаетесь в личную обстановку, очень важно

Одним из явных минусов удаленной работы являются размытые границы между рабочим и личным временем. Из-за этого очень легко обрести привычки, которые могут негативно повлиять на вашу жизнь и здоровье.

Простой пример: как часто вы проверяете почту во время еды, пишите код не отрываясь от перекуса или же проводите несколько часов подряд за рабочим столом без перерыва на прогулку?

Чтобы этого не случилось, менеджмент должен определить core-часы, в течение которых все обязаны быть на связи и вне которых можно выстраивать личный комфортный график работы, а сотрудники в свою очередь учиться говорить STOP и оставлять незавершенную работу на следующий день.


Дополнительные ресурсы: