Slack в распределенной команде

Вот уже несколько лет я работаю удаленно, и все коммуникации даже в текущей компании мы строим на основе асинхронного подхода. Делаем мы это умышленно и стараемся предоставить сотрудникам возможность сфокусироваться на своих задачах, при этом не блокируя других членов команды, которые от них зависят.

Slack для нас — основной инструмент коммуникации. Он позволяет команде общаться в течение дня используя правильные каналы для организации диалогов. В Slack мы синхронизируем рабочий процесс, договариваемся о звонках, или просто общаемся на отвлеченные темы. При этом, мы условились, что Slack не является:

• потоком сообщений, которые нужно постоянно проверять и немедленно реагировать на них
• местом для хранения важных ссылок, документации и обратной связи сотрудников
• местом для принятия важных решений

Как и любой чат, Slack нельзя назвать асинхронным, что усложняет наше виденье распределенной команды. Основные причины этому — частые прерывания и многозадачность. Довольно быстро можно заметить что работая удаленно и используя чат по назначению, коллеги ожидают от вас почти немедленного ответа. При этом люди не учитывают и не знают заняты ли вы сейчас, общаетесь ли вы с другим членом команды, или же сделали небольшой перерыв. Подобное общение может вызывать стресс и мало отличаться от офисной трясины митингов, и снова возникает ощущение, что планируемая работа не завершена к концу дня.

Однако, при правильном подходе, которому придерживается вся команда и руководство, Slack тоже может быть асинхронным. Ниже я привожу несколько практик, которые направлены на создание такого процесса.

Управляйте своим отсутствием

Если все члены команды будут ответственны за оффлайн-режим, то это подарит команде свободу в коммуникациях. Ответственность заключается в том, чтобы разобрать полученные сообщениями тогда, когда это удобно именно вам.

1. Установите Do Not Disturb режим в случае оффлайна или нерабочего времени
2. Настройте нотификации на мобильном, если боитесь пропустить что-то важное
3. Помечайте сообщения как непрочитанные, кликайте на звездочку чтобы сохранить их на потом, или ставьте напоминание для того, чтобы позже вернуться к нужному обсуждению

Используйте публичные каналы

Всегда старайтесь делать коммуникации общедоступными и прозрачными, чтобы любой член команды мог их увидеть, осознать, и, возможно, дополнить своими предложениями и вопросами. Только приватные обсуждения должны оставаться в стороне.

Используйте статус и профиль как индикатор доступности

Заполните свой профиль — аватар, реальное имя, часовой пояс, роль, телефонный номер, Skype или Telegram (опционально).

Делитесь своим статусом с коллегами — дайте знать если вы заболели, в отпуске, работаете в своем нестандартном режиме, или вам просто нужен период для фокуса над задачами.

Настройте уведомления

Убедитесь, что ваши настройки соответствуют рекомендованным Slack: только прямые (direct) сообщения, @you и подсвечиваемые слова (highlight words). Эти настройки позволяют фокусироваться на важных сообщениях и не беспокоиться, что вы что-то пропустили когда находитесь не у компьютера.

Общайтесь проактивно

Когда вы отправляете кому-нибудь сообщение, старайтесь давать этому человеку больше контекста. Особенно это важно при асинхронных ответах, например, если у коллеги другой часовой пояс. Добавляйте ссылки, документы, ваш дедлайн по проблеме или желаемое время ответа на ваше сообщение — все что может продвинуть обсуждение вперед в асинхронном режиме.

Создавайте треды когда это возможно

Когда вы ведете обсуждение с несколькими людьми одновременно, бывает довольно сложно уследить за ответами конкретным лицам в рамках обсуждения. Идеи и мысли могут теряться в потоке сообщений. Использование тредов позволяет структурировать общение.

Используйте away режим когда вам нужен фокус

Несколько опций, которые позволят вам сфокусироваться:

• Установка away статуса в вашем профиле
• Режим «Не беспокоить» — Do Not Disturb
• Явное сообщение, чтобы коллеги знали, что вас не стоит отвлекать

Перестаньте постоянно проверять сообщения

Наличие непрочитанных сообщений в Slack не означает, что их нужно прочитать немедленно! Дайте людям возможность выполнять их задачи, пока вы выполняете свои.

@channel или @here

Включение @channel в сообщение уведомит всех членов чата, в то время как @here только тех, кто сейчас находится онлайн. @channel и @everyone всегда лучше использовать только для важных анонсов — Slack отсылает пуш-уведомление и email каждому, включая людей, которые находятся оффлайн или в отпуске.

Отвечайте к концу своего рабочего дня

Отправляя сообщение вы должны ожидать, что ответ будет сделан в концу рабочего дня если:

• вы связались с коллегой используя @ или написав личное сообщение если контент приватный
• вы не установили дедлайн для ответа — старайтесь всегда делать это
• коллега работает обычный день — не болен/отъезде/отпуске и т. д.

Непредвиденные ситуации

Используйте @channel, @everyone, а также слово СРОЧНО в своем сообщении. Если вам нужно связаться с коллегой после рабочих часов или в рамках режима «Не беспокоить», все равно отправьте сообщение — Slack бот попросит подтвердить ваши намерения. Используйте телефонный номер, указанный в профиле.

Заключение

Все вышеперечисленные советы работают не только для Slack, но и для любого другого мессенджера. Их можно адаптировать для Mattermost, Zoolip или Telegram.

Основная идея — сделать коммуникации эффективными, асинхронными и прозрачными, а не переживать по поводу онлайн-статуса или неотвеченных вообщений.