Вот уже около года я работаю удаленно, и все коммуникации в текущей компании мы строим на основе асинхронного подхода. Делаем мы это умышленно и стараемся предоставить сотрудникам возможность сфокусироваться на своих задачах, при этом не блокируя других членов команды, которые от них зависят.

Slack для нас – основной инструмент коммуникации. Он позволяет команде общаться в течение дня используя правильные каналы для организации диалогов. В Slack мы синхронизируем рабочий процесс, договариваемся о созвонах, или просто общаемся на отвлеченные темы. При этом, мы условились, что Slack не является:

  • объектом постоянного мониторинга (каждый час, днем и ночью);
  • местом для принятия важных решений;
  • местом для хранения важных ссылок, документации и фидбека сотрудников.

Как и любой чат, Slack нельзя назвать асинхронным, что усложняет наше виденье распределенной команды. Основные причины этому – частые прерывания и многозадачность. Довольно быстро можно заметить, что, работая удаленно и используя чат по назначению, коллеги ожидают от вас почти немедленного ответа. При этом люди не учитывают и не знают заняты ли вы сейчас, общаетесь ли вы с другим членом команды, или же сделали небольшой перерыв. Подобное общение может вызывать стресс и мало отличаться от офисной трясины митингов, и снова возникает ощущение, что планируемая работа не завершена к концу дня.

Однако, при правильном подходе, которому придерживается вся команда и руководство, Slack тоже может быть асинхронным. Ниже я привожу несколько практик, которые направлены на создание такого процесса.

1. Сотрудники сами управляют своим downtime

Важно, чтобы члены команды могли общаться друг с другом даже если получатель сообщения не рядом. Если все сотрудники будут ответственны за собственный downtime, то это подарит команде свободу в коммуникациях. Ответственность заключается в том, чтобы разобрать полученные сообщениями тогда, когда это удобно самому сотруднику.

Tip 1: см. Do Not Disturb mode в случае оффлайна или не рабочего времени;

Tip 2: настройте нотификаций на мобильном, если все таки решились на подобный шаг;

Tip 3: помечайте сообщения как unread, кликайте на звездочку, или ставьте remind me для того, чтобы позже выполнить необходимые действия над ними.

2. Используйте публичные каналы

Всегда старайтесь делать коммуникации общедоступными и прозрачными, чтобы любой член команды мог их увидеть, осознать, и, возможно, дополнить своими предложениями и вопросами. Только приватные обсуждения должны оставаться в стороне.

3. Используйте статус и профиль как индикатор доступности

Заполните свой профиль – аватар, реальное имя, часовой пояс, роль, телефонный номер, Skype (опционально).

Поделитесь своим статусом с коллегами – дайте знать если вы заболели, в отпуске, работаете в своем нестандартном режиме, или вам просто нужен период для фокуса над задачами.

Tip: Возможно дополнительно стоит рассмотреть https://calendly.com для организации митингов и добавить ссылки в Slack.

4. Настройки уведомлений

Убедитесь, что ваши настройки соответствуют рекомендованным Slack: только прямые (direct) сообщения, @you и подсвечиваемые слова (highlight words). Эти настройки позволяют фокусироваться на важных сообщениях и не беспокоиться, что вы что-то пропустили когда находитесь не у компьютера.

5. Общайтесь проактивно

Когда вы отправляете кому-нибудь сообщение, старайтесь давать этому человеку больше контекста. Особенно это важно при асинхронных ответах, например, если у коллеги другой часовой пояс. Добавляйте ссылки, документы, ваш дедлайн по проблеме или желаемое время ответа на ваше сообщение – все что может продвинуть обсуждение вперед в асинхронном режиме.

6. Создавайте треды когда это возможно

Когда вы ведете обсуждение с несколькими людьми одновременно, иногда бывает довольно сложно уследить за ответами конкретным лицам в рамках обсуждения. Идеи и мысли могут теряться в потоке сообщений. Использование тредов позволяет структурировать общение.

7. Используйте away режим когда вам нужен фокус

Несколько опций, которые позволят вам сфокусироваться:

  • Set yourself to away в вашем профиле;
  • Do Not Disturb mode;
  • Установка статуса, чтобы коллеги знали, что вас не стоит отвлекать.

8. Перестаньте постоянно проверять сообщения

Наличие непрочитанных сообщений в Slack не означает, что их нужно прочитать немедленно! Дайте людям возможность выполнять их задачи, пока вы выполняете свои.

9. @channel или @here?

Включение @channel в сообщение  уведомит всех членов чата, в то время как @here только тех, кто сейчас находится онлайн.

@channel и @everyone всегда лучше использовать только для важных анонсов – Slack отсылает пуш-уведомление и email каждому, включая людей, которые находятся оффлайн или в отпуске.

10. Отвечайте к концу своего рабочего дня

Отправляя сообщение вы должны ожидать, что ответ будет сделан в концу рабочего дня если:

  • вы связались с коллегой используя @ или написав личное сообщение (если контент приватный);
  • вы не установили дедлайн для ответа (старайтесь всегда делать это);
  • коллега работает обычный день (не болен/отъезде/отпуске и т.д.).

Непредвиденные ситуации

Используйте @channel, @everyone, а также слово URGENT в своем сообщении. Если вам нужно связаться с коллегой после рабочих часов или в рамках Do Not Disturb mode, все равно отправьте сообщение – Slack бот попросит подтвердить ваши намерения.

Используйте телефонный номер, указанный в профиле.